Hausmeisterservice: Welche Leistungen gehören in den Vertrag?

Ein kleines Mietshaus benötigt eine andere Betreuung als ein Gewerbeobjekt mit mehreren Zugängen, Außenanlagen und Lieferverkehr. Erfassen Sie zunächst Gebäude, Gemeinschaftsflächen und technische Bereiche, die in den Auftrag einbezogen werden sollen. Teilen Sie mit, wie viele Einheiten vorhanden sind und zu welchen Zeiten das Objekt genutzt wird.

Notieren Sie wiederkehrende Probleme: überfüllte Müllplätze, unklare Zuständigkeiten, beschädigte Beleuchtung oder nicht weitergemeldete Auffälligkeiten. Diese Beobachtungen helfen, sinnvolle Aufgaben festzulegen. Eine allgemeine Tätigkeitsliste bringt wenig, wenn die entscheidenden Flächen oder Abläufe Ihres Gebäudes fehlen.

Für jede Aufgabe sollten Ort, Umfang und Rhythmus feststehen. „Kontrolle der Gemeinschaftsflächen einmal wöchentlich“ ist beispielsweise genauer als „regelmäßige Objektkontrolle“. Noch aussagekräftiger wird die Beschreibung, wenn die vereinbarten Beobachtungspunkte und der Meldeweg ergänzt werden. Auch die Organisation der Abfallbehälter muss sich an den örtlichen Abfuhrterminen und zugänglichen Stellflächen orientieren.

Reinigung, Außenpflege und saisonale Leistungen können gesonderte Bausteine sein. Ob sie enthalten sind, richtet sich nach dem Vertrag. Winterdienst braucht insbesondere eine eigene Beschreibung der Flächen und Abläufe. Aus der Bezeichnung Hausmeisterservice folgt keine pauschale Betreuung aller Innen- und Außenbereiche zu jeder Zeit.

• Gemeinschaftsbereiche und vereinbarte Zugänge kontrollieren.
• Erkennbare Auffälligkeiten dokumentieren und weiterleiten.
• Abfallbehälter und Müllplatz nach festgelegtem Umfang betreuen.
• Vereinbarte Pflege- und Reinigungsarbeiten ausführen.

Kleinere Hilfs- und Ausbesserungsarbeiten können zum Hausmeisterdienst gehören. Der Begriff berechtigt jedoch nicht dazu, jede handwerkliche Tätigkeit auszuführen. Entscheidend sind Art und Umfang der Arbeit sowie die handwerksrechtlichen Voraussetzungen. Die IHK weist ausdrücklich auf Überschneidungen mit eintragungspflichtigen Handwerken hin. Arbeiten an Elektro-, Gas- oder Heizungsanlagen sollten nicht pauschal als gewöhnliche Hausmeisteraufgabe beauftragt werden.

Vereinbaren Sie stattdessen, wer einen geeigneten Fachbetrieb einschaltet und dessen Zugang organisiert. Auch Mietabrechnungen, WEG-Verwaltung und rechtliche Entscheidungen sind kein automatischer Bestandteil eines Hausmeistervertrags. Eine technische Sichtkontrolle ersetzt zudem keine vorgeschriebene Prüfung oder Wartung durch entsprechend befähigte Personen.

Eine festgestellte Störung ist erst dann gut bearbeitet, wenn die Information die richtige Person erreicht. Benennen Sie einen Ansprechpartner und eine Vertretung. Vereinbaren Sie, welche Beobachtungen unmittelbar gemeldet werden sollen und welche in einem regelmäßigen Bericht genügen. Die Dringlichkeit hängt vom konkreten Zustand ab; pauschale Formulierungen helfen hier wenig.

Ebenso wichtig ist die Entscheidungsbefugnis. Darf der Dienstleister einen Fachbetrieb verständigen, braucht er dafür eine Freigabe und gibt es einen vereinbarten Kostenrahmen? Ein Hausmeister sollte nicht zwischen widersprüchlichen Wünschen von Mietern, Eigentümern und Verwaltung entscheiden müssen. Legen Sie fest, wer zusätzliche Leistungen wirksam beauftragen darf.

Bei der Übernahme empfiehlt sich eine gemeinsame Begehung. Erfassen Sie vorhandene Schäden und Besonderheiten, damit spätere Meldungen richtig eingeordnet werden können. Zu den Unterlagen gehören beispielsweise ein Lageplan, relevante Ansprechpartner, die Abfalltermine und Hinweise zu abgeschlossenen Bereichen. Persönliche Mieterdaten sind nur soweit erforderlich einzubeziehen.

Schlüssel und Transponder sollten mit Anzahl, Zuordnung und Übergabedatum dokumentiert werden. Regeln Sie auch die Rückgabe und das Vorgehen bei Verlust. Für Termine mit Handwerkern muss klar sein, ob lediglich geöffnet oder zusätzlich eine Anwesenheit vereinbart wird. Eine Schlüsselübergabe umfasst nicht automatisch die fachliche Abnahme einer fremden Handwerksleistung.

Ein übersichtliches Angebot benennt die regelmäßig enthaltenen Leistungen und beschreibt zusätzliche Arbeiten separat. So lässt sich erkennen, ob etwa eine Sonderreinigung, eine zusätzliche Anfahrt oder das Begleiten eines Handwerkertermins bereits kalkuliert ist. Besprechen Sie auch Materialkosten, Entsorgung und den Umgang mit kurzfristigen Änderungen.

Der Aufwand wird nicht allein durch die Zahl der Wohnungen bestimmt. Flächen, Wege, Zugänglichkeit, gewünschte Intervalle und die Organisation vor Ort wirken ebenso mit. Vergleichen Sie Angebote deshalb anhand desselben Leistungsverzeichnisses. Vereinbarte Reaktionszeiten oder Erreichbarkeiten sollten konkret benannt werden; aus einem regelmäßigen Kontrolltermin entsteht kein Bereitschaftsdienst.

Für eine Anfrage an STEINWACHT sind Adresse, Objektart, Zahl der Einheiten und eine Beschreibung der Gemeinschafts- und Außenflächen hilfreich. Teilen Sie mit, welche Aufgaben bereits vergeben sind und welche Betreuung zusätzlich benötigt wird. Vorhandene Pläne, Aufgabenlisten und Fotos können die erste Einschätzung erleichtern.

STEINWACHT ist in Erfurt ansässig; Projekte an anderen Standorten werden nach Vereinbarung geprüft. Nach der Abstimmung sollte ein verständlicher Leistungsumfang stehen, aus dem Aufgaben, Intervalle, Ansprechpartner und ausgeschlossene Leistungen hervorgehen. Diese Grundlage erleichtert später auch Anpassungen, etwa bei einem neuen Nutzer oder einer veränderten Außenfläche.