Sicherheitsdienst beauftragen: Was Auftraggeber vorab klären sollten

Beginnen Sie mit der Frage, was geschützt und welche Situation verbessert werden soll. Geht es um unbefugten Zutritt, die Kontrolle bestimmter Zugänge, Präsenz in einem Objekt oder festgelegte Kontrollrunden? Eine Baustelle ohne Publikumsverkehr hat andere Anforderungen als ein Veranstaltungsort mit vielen Besuchern.

Erfassen Sie die räumlichen Grenzen des Auftrags: Gebäude, Außenflächen, Tore, Zufahrten und ausgeschlossene Bereiche. Ein Lageplan macht diese Angaben verständlich. Auch Öffnungszeiten, Lieferverkehr und parallel tätige Firmen gehören in die Vorbereitung. Erst daraus lässt sich ableiten, welche Form des Einsatzes sinnvoll zu prüfen ist.

Eine ständig besetzte Eingangskontrolle und ein Kontrollgang über ein weitläufiges Gelände lassen sich nicht ohne Weiteres gleichzeitig durch dieselbe Person erledigen. Planen Sie deshalb aus den Aufgaben heraus. Welche Position muss durchgehend besetzt sein, welche Runde soll stattfinden und wie lange dauern die Wege? Berücksichtigen Sie auch Übergaben und notwendige Ablösungen.

Legen Sie die Einsatzzeiten mit Datum, Beginn und Ende fest. Unterscheiden Sie regelmäßige Dienste von einzelnen Terminen oder Zusatzabrufen. Bei wechselnden Besucherzahlen oder Bauphasen sollte geregelt sein, wie Änderungen abgestimmt werden.

Wer gewerbsmäßig fremdes Leben oder Eigentum bewacht, benötigt grundsätzlich die Erlaubnis nach § 34a GewO. Auftraggeber sollten sich den zum beauftragten Unternehmen gehörenden Erlaubnisnachweis und Angaben zum Versicherungsschutz vorlegen lassen. Umfang und Versicherung müssen zum vorgesehenen Auftrag passen.

Bei Wachpersonen kommt es auf Zuverlässigkeit und die für ihre Tätigkeit notwendige Qualifikation an. Für bestimmte Aufgaben schreibt § 34a GewO eine Sachkundeprüfung vor, beispielsweise für den Schutz vor Ladendieben. Nicht jeder Einsatz hat dieselben Anforderungen. Nach § 16 BewachV muss das vorgeschriebene Anmeldeverfahren über das Bewacherregister einschließlich der erforderlichen Mitteilung oder Bestätigung vorliegen. Eine Register-ID allein belegt nicht sämtliche zulässigen Einsatzmöglichkeiten.

Vereinbaren Sie einen geeigneten Nachweisprozess mit dem Dienstleister. Unnötige Kopien persönlicher Dokumente sollten Sie dabei vermeiden; klären Sie, welche Informationen zur Prüfung des konkreten Einsatzes erforderlich sind.

Die Dienstanweisung übersetzt den Auftrag in den Arbeitsalltag. Sie sollte erläutern, wer Zutritt erhält, wie Freigaben erfolgen und welche Ansprechpartner in welcher Reihenfolge informiert werden. Für Lieferungen, verlorene Zutrittsmittel und Personen ohne Anmeldung sind klare Regeln hilfreich. Widersprüchliche Anweisungen verschiedener Beschäftigter des Auftraggebers erschweren den Einsatz.

Private Sicherheitskräfte haben durch ihre Tätigkeit keine allgemeinen Polizeibefugnisse. Die Grenzen richten sich unter anderem nach § 34a Absatz 5 GewO. Legen Sie deshalb keine pauschalen Maßnahmen fest, die ungeprüft in Rechte Dritter eingreifen. Besprechen Sie zulässiges Vorgehen, Deeskalation und die Verständigung von Polizei oder Rettungsdiensten für die jeweilige Situation.

Vor dem ersten Einsatz sollten Zuständige des Auftraggebers und des Dienstleisters das Objekt gemeinsam durchgehen. Dazu gehören Zugänge, Fluchtwege, besondere Gefahrenstellen und technische Einrichtungen, die für den Auftrag relevant sind. Sicherheitskräfte müssen wissen, welche Bereiche sie betreten dürfen und an welchen Anlagen sie keine Bedienung vornehmen sollen.

Dokumentieren Sie übergebene Schlüssel, Transponder und Unterlagen. Prüfen Sie die vereinbarten Kommunikationswege und benennen Sie erreichbare Vertretungen. Eine Alarmmeldung ohne zuständigen Ansprechpartner schafft unnötige Unsicherheit. Für Schichtwechsel sollte feststehen, wie offene Vorgänge weitergegeben werden. Neue Ansprechpartner und geänderte Zutrittsregeln müssen auch während der Vertragslaufzeit zuverlässig aktualisiert werden.

Ein Angebot sollte Einsatzumfang, Personalansatz, Zeiten und berechnete Leistungen erkennen lassen. Fragen Sie nach Zuschlägen, Mindestabnahmen, Ausrüstung, Anfahrt und den Bedingungen für zusätzliche Stunden. Klären Sie ebenso, wie Terminverschiebungen, Ausfälle und eine Verlängerung des Auftrags behandelt werden. Erst mit diesen Angaben lassen sich Angebote sinnvoll vergleichen.

Vereinbaren Sie, welche Vorkommnisse dokumentiert werden und wer Berichte erhält. Ein brauchbarer Bericht nennt Zeit, Ort, Beobachtung und eingeleitete Maßnahmen. Für personenbezogene Informationen sind Zweck, Zugriffsberechtigung und Aufbewahrung zu klären. Eine möglichst große Datenmenge verbessert die Sicherheit nicht automatisch; entscheidend sind notwendige, verständliche und verwendbare Angaben.

Für die Abstimmung mit STEINWACHT benötigen wir vor allem Einsatzort, Zeitraum, Objektart und eine Beschreibung der vorgesehenen Aufgaben. Nennen Sie besondere Zugangsregeln, relevante Anforderungen des Auftraggebers und vorhandene Unterlagen. Personenzahl und Ablauf sollten anschließend zum tatsächlichen Bedarf passend abgestimmt werden.

STEINWACHT ist in Erfurt ansässig. Bundesweite Projekte werden nach Vereinbarung geprüft. Die Umsetzbarkeit hängt von Termin, Standort, Aufgaben und erforderlicher Besetzung ab. Verfügbarkeit und Konditionen werden für das jeweilige Projekt bestätigt.